Generalmente cuando uno se propone "hacer algo", en realidad lo que hace es verbalizar una declaración de intenciones, ponerle palabras a un deseo que en realidad, no nos tomamos tan en serio. Si “hacer algo” es en realidad un OBJETIVO, te convendría tomar nota de estas 7 recomendaciones sobre el establecimiento de objetivos alcanzables.
Te ha pasado alguna vez que te quedas con la sensación de que pese a los acuerdos establecidos, el objetivo no quedó lo suficientemente claro?
Claro, no es que no haya sido dicho claramente al menos cinco veces, tampoco que el lenguaje utilizado no fuese el adecuado, o que no se hayan tomado notas de lo que se conversaba. Incluso, recuerdas que se hicieron preguntas pertinentes. Y revisas tus notas nuevamente, y cada vez que lo haces, aparecen nuevas interrogantes que oscurecen el camino a recorrer.
Cuando se trata de objetivos, siempre uso el mismo ejemplo. Si de lo que se trata es de: “bajar de peso”, no basta con proponerse “bajar de peso” (y se los puedo decir con conocimiento de causa, ya que es algo que me he propuesto en reiteradas ocasiones y la verdad, es que sigo igual). Generalmente cuando uno se propone bajar de peso, en realidad que que hace es verbalizar una declaración de intenciones, ponerle palabras a un deseo que en realidad, no nos tomamos tan en serio.
Pero por el contrario, si “bajar de peso” es en realidad un OBJETIVO, quizás te convendría tomar nota de estas recomendaciones sobre el establecimiento de objetivos:
1. Escríbelo bien.
Sin duda que existen un montón de formas de escribir un objetivo (o compromiso de desempeño) y nadie es quién como para atribuirse la verdad sobre la forma correcta de hacerlo, no obstante, después de un montón de intentos, me permito recomendar la siguiente estructura:
Un objetivo o compromiso de desempeño, debería estar redactado en 2 partes; una primera parte, donde se define el resultado concreto a conseguir el “para qué” de todo lo que voy a hacer. La idea es que esta primera parte sea lo más concreta y específica posible. En el caso del ejemplo del peso, no nos sirve la frase: “bajar de peso” y tampoco es recomendable usar parámetros relativos como bajar 8 Kg. En vez de esto sería bueno poner el peso al que queremos llegar y el tiempo en que queremos hacerlo:
“Llegar a tener un peso de 68 Kg. el 1 de septiembre del presente año”.
La segunda parte del objetivo debiese describir las acciones a realizar para conseguir el resultado descrito en la primera parte. De acuerdo al ejemplo:
“Viajando al trabajo en bicicleta, todos los días”
Esta segunda parte es clave, ya que te permitirá evaluar la factibilidad de tu objetivo. Es decir, reflexionar si los medios que piensas utilizar, se condicen con los resultados que deseas obtener. esto es crucial particularmente cuando los objetivos que se están trabajando comprometen logros laborales. Te impresionarías de las respuestas que pueden darse a la pregunta: “¿Y como piensas hacerlo?”
2. Define los aspectos que están a tu alcance.
Una vez que ha sido definida la meta, y el modo de conseguirla, viene el primer acto de constricción que implica pensar, ¿está a mi alcance?. Si bien es cierto que nunca se encuentran todas las variables que comprometen un resultado bajo control, la idea es llevarlas a su mínima expresión, identificar y gestionar los riesgos, incluyendo acciones concretas para mitigarlos.
Conviene identificar también en este sentido, cuales podrían ser tus obstaculizadores y tus facilitadores, de tal modo de inventar acciones que minimicen la incidencia de los primeros y maximicen la de los segundos, entre los cuales El Jefe, debiese ser el primero, en efecto el líder, para estos efectos debiese ser el primero y más interesado en definir los objetivos y en asegurarse de que estos sean alcanzables, ya que estos (si existe alineamiento), constituyen las acciones para conseguir los propios.
3. Parametriza una métrica de evaluación.
Esta puede ser quizás, la parte más compleja y tediosa de definir, particularmente por que no mostrará su utilidad, hasta la hora de la evaluación de desempeño, razón por la que a menudo la consideramos trivial y le restamos importancia, omitiendo esta parte o planteando buenas intenciones, las que suelen ser ambiguas e imposibles de verificar. Para garantizar una adecuada Métrica de Evaluación debemos considerar dos aspectos:
El primero, que una métrica de evaluación supone una “unidad de medida”, es decir, aquello que es variable dentro del objetivo. Unidades de medida, plazos, cantidades, porcentajes, niveles de variación de un indicador, constituyen algunos ejemplos de unidad de medida que pueden ser utilizados como métrica de evaluación. En el caso del ejemplo anteriormente descrito, es posible identificar 2 elementos variables que podrían constituir la métrica de evaluación: El peso y el Plazo.
Y el segundo, una “escala de evaluación” respecto de la cual asignar los parámetros definidos. En general una escala de evaluación puede contener la cantidad de puntos que se quiera, haciéndola por ejemplo de 7 puntos, de modo que coincida con nuestra costumbre respecto de las notas del colegio, o por porcentajes, estableciendo un continuo de 0 a 100.
En lo personal, yo recomiendo una escala de evaluación de 5 puntos que permiten definir un estándar (la nota 3 o ST); el sub estándar (la nota 2 o ST-); El sobre estándar (la nota 4 o ST+), el desempeño de excelencia (nota 5 o EX) y el incumplimiento (nota 1 o NC). Esta escala (o una de a 3 puntos) permite diseñar una métrica de evaluación para aquellos trabajos que no cuentan con indicadores de resultado o donde lo que se desea va más allá de los indicadores de resultado. Esta escala de evaluación permite combinar distintas unidades de medida, otorgándole mayor dinamismo y variabilidad a los logros posibles.
4. Explicita el plazo.
Dicho la anterior, la necesidad de fijar un plazo podría resultar repetitivo, sin embargo a riesgo de sonar majadero téngalo en consideración: fije un plazo. Un plazo es la principal diferencia entre un deseo y un objetivo. Además, constituye una posible unidad de medida para la evaluación del desempeño.
5. Pondera tu objetivo.
Generalmente, y sobre todo en el contexto laboral nos encontramos que los objetivos son múltiples y variados y si bien es cierto, todos son importante, no todos revisten la misma importancia. Es por esto que en todo Sistema de Gestión del Desempeño (SGD), los objetivos deben ser ponderados, atribuyéndole un porcentaje de relevancia a cada uno de estos (x%/100%).
Esto, permitirá una evaluación de desempeño basada en los resultados de acuerdo a su grado de importancia. Dicho de otra manera, ponderar los objetivos, permite al jefe y al subordinado, ponerse de acuerdo sobre la importancia relativa, de cada uno de los resultados que se esperan conseguir.
6. Establece evidencias de cumplimiento.
Una vez que hayamos establecido la métrica para la evaluación, vamos a tener una sensación de control muy grande, sin embargo cuidado, ya que podrían quedar cabos sueltos. Es el momento de preguntarnos: ¿es posible demostrar los niveles de cumplimiento señalados en la métrica?, ¿en qué deberemos fijarnos para ver si cada una de las unidades de medida utilizadas en esta, se cumplen?, ¿existen evidencias objetivas? y ¿podemos disponer de estas?, nuevamente, ¿están las evidencias a nuestro alcance?
Todas estas preguntas es necesario hacérnoslas al momento de construir el objetivo (o compromiso) ya que al momento de la evaluación no habrá nada que hacer y no sería la primera vez que habiendo cumplido con el objetivo, no podamos demostrarlo. Para evitar esto también es recomendable gestionar las evidencias de nuestro desempeño, adquirir como hábito generar un portafolio de evidencias que nos permitan demostrar a quien corresponda nuestros resultados.
7. Define fechas de seguimiento, hitos y sistemas de monitoreo de avances.
Por último, es necesario recalcar un par de cosas en relación a la Gestión del Desempeño: la primera: Que construir un buen objetivo es sólo la primera parte para obtener buenos resultados, es necesario monitorear las acciones conducentes al resultado, y hacerlo sistemáticamente.
De hecho yo recomiendo, incluir como parte de la definición del compromiso, los hitos de seguimiento y respetarlos, reunirnos con nuestra jefatura (o subordinados según sea el caso) en instancias formales de seguimiento a fin de evaluar “cómo vamos” pero más importante que eso, definir alternativas y medidas correctivas orientadas a la consecución de las metas establecidas.
La segunda, es que tratemos de no pensar todo esto como algo ajeno, como algo accesorio a nuestras funciones y nuestro que hacer laboral cotidiano. Muchas de las recomendaciones planteadas en este artículo se hacen cotidianamente y probablemente sólo requieran un poco de formalidad y sistematicidad.
En fin, como siempre, ha sido un gusto compartir estas historias y lecciones aprendidas. Espero que puedan serte de utilidad y por supuesto, estoy atento a cualquier consulta, opinión o recomendaciones que puedas hacerme al respecto.
¡Hasta la próxima!
Luis Sáez A.
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